Le modalità di attivazione del servizio di VP prevedono le seguenti fasi:
- Richiesta di VP: il cliente/Titolare dello strumento, richiede l’attività di VP utilizzando il modulo M2P8, disponibile sul portale web e/o richiedendolo all’indirizzo e-mail: metrologialegale@antoninibilance.it . Tale richiesta non è vincolante per l’OdI, fino a quando non viene sottoscritta l’offerta economica con le relative condizioni.
- Emissione offerta economica: l’OdI verifica la capacità di poter svolgere le attività di VP richieste, sia in termini di apparecchiature da ispezionare (VP), sia di disponibilità di risorse da impegnare, sia in ordine alle tempistiche richieste dal CT. OdI verifica la completezza dei dati indicati sul modulo M2P8 ed invia una offerta economica, modulo M3P8, entro cinque (5) giorni lavorativi dalla ricezione della richiesta di VP con i relativi allegati da sottoscrivere e produrre. La validità dell’offerta è di trenta giorni dalla emissione. L’offerta scaturisce da uno schema di tariffario di base, tiene conto delle caratteristiche degli strumenti da sottoporre a VP, del sito di installazione e delle eventuali richieste specifiche del cliente/titolare.
- Accettazione offerta e allegati: il CT accetta l’offerta economica ricevuta sottoscrivendola con data, timbro e firma, scansionandola e inviandola all’indirizzo e-mail: metrologialegale@antoninibilance.it ovvero consegnandola brevi manu.
L’accettazione dell’offerta comporta l’automatica accettazione del presente regolamento reperibile sul sito internet dell’OdI. Tale accettazione è espressa chiaramente nel modulo di offerta M3P8.
L’iter di VP inizia e resta confermato e concordato con la ricezione tassativa di offerta, e le condizioni di pagamento e regolamento, la mancanza di una delle precedenti, fa decadere ogni forma di responsabilità da parte dell’OdI, in quanto la presa in carico della VP non è stata mai accettata. - Programmazione della VP: l’OdI verifica che tutte le informazioni ricevute dal CT siano corrette ed esaustive. In tal caso verifica la disponibilità di IVP (ispettori di verificazione periodica) e comunica al cliente/titolare il nome del IVP e la presunta data di VP a mezzo e-mail. Il CT può ricusare l’IVP indicato o richiedere una data di VP alternativa entro cinque giorni dalla notifica, motivandone la richiesta; viceversa, la data della VP e l’ISP incaricato si intendono accettati dal CT. Il CT ha il diritto di fare obiezione sul nominativo dell’ISP incaricato per le attività di VP, nel caso sussista un conflitto di interessi. Se l’OdI ritiene validi i motivi per la ricusazione dell’IVP, individuerà un nuovo IVP. Il CT può per esigenze o emergenze comunicare immediatamente di accettare o ricusare IVP a mezzo e-mail o telefono/comunicazione digitale (in tal caso chi riceve la telefonata la annota sul documento).
È obbligo del CT:
- comunicare al suo utente/gestore/presidiante/altra figura presente dove risulta installato lo strumento da verificare, la data pianificata per l’attività di VP, al fine di consentire l’accesso in condizioni di sicurezza alle aree ed agli strumenti;
- fornire all’OdI, ai sensi della vigente legislazione in materia di sicurezza e prevenzione degli infortuni sul lavoro, le necessarie informazioni sui rischi specifici esistenti nell’ambiente di lavoro in cui è destinato ad operare il personale dell’OdI, nonché sulle misure di prevenzione e di emergenza adottate, impegnandosi inoltre a coordinarsi e a operare con l’OdI e in sede con IVP ai fini del rispetto delle norme di prevenzione e di sicurezza.
- garantire l’accesso al personale dell’OdI, anche in addestramento, in supervisione o agli ispettori Accredia che potrebbero sorvegliare l’operato dell’IVP.
- mettere a disposizione:
- libretto metrologico se presente;
- manuale d'uso e manutenzione;
- fornire al personale dell’OdI incaricati alla VP, la massima collaborazione.
Il CT ha la possibilità di utilizzare, esibire o citare il RdI per tutti gli scopi legali, promozionali o commerciali, purché tale utilizzo non induca in errore il destinatario sull’effettiva finalità del rapporto stesso.
Il CT non può duplicare il RdI se non in forma integrale. Sono consentiti ingrandimenti o riduzione del RdI, purché senza distorsioni della struttura del documento che deve essere mantenuto uniforme e leggibile.
Il CT è responsabile della corretta trasmissione della documentazione, garantendone la completezza e la rispondenza al vero. L’OdI non potrà essere ritenuto responsabile dei documenti ricevuti.
La documentazione e le comunicazioni ricevute e inviate dall’OdI sono controllate.
L’attività di VP sarà eseguita entro e non oltre 45 (quarantacinque) giorni.
- Esecuzione delle VP: alla data confermata, concordata ed accettata, l’IVP si presenta presso la sede dove sono ubicati gli strumenti metrici da verificare e da inizio le operazioni di VP, previo incarico ricevuto da parte del RTOdI.
Nei casi in cui l’IVP, in sede di VP, si accorge che lo strumento da ispezionare/VP ha caratteristiche diverse da quelle per cui è stato incaricato, avvisa il RTOdI e si decide se poter proseguire o interrompere la VP.
La VP si sviluppa nelle seguenti fasi:
- Esame della documentazione richiesta in fase di offerta
- Esame a vista e valutazione dei luoghi e degli impianti dove effettuare la VP, secondo il modulo M4P8
- Valutazione degli strumenti da sottoporre a VP ed esecuzione della VP con prove e misure metrologiche, secondo le Istruzioni dell’OdI.
- Compilazione della documentazione prevista per la VP, completa di rapporto di VP nel quale sono riportati gli esiti delle attività di VP per lo strumento verificato, sottoscritto tra le parti (IVP e CT o suo delegato). Una copia viene rilasciata al CT, la quale non ha validità, fino a quando approvata da RTOdI o SRTOdI, previa attività di review che confermi la regolarità delle attività di VP. Se l’esito è positivo la VP è conclusa, viene aggiornato il libretto metrologico ed apposto il contrassegno di esito positivo di colore verde, previsto dal DM 93/2017. Mentre in caso di esito negativo, viene aggiornato il libretto metrologico ed apposto il contrassegno di esito negativo di colore rosso, come previsto dal DM 93/2017. Nel caso in cui le Non Conformità siano relative a leggi in materia di sicurezza e/o frode, l’OdI deve provvedere a trasmettere copia della documentazione alle autorità competenti.
- La documentazione di VP viene esaminata e controllata dal RT o SRT che emette un rapporto di Ispezione (modulo RI_M9P8), entro cinque giorni dalla VP, con il sigillo finale di completezza, conformità e approvazione sull’attività svolta. Egli completa sul mod. RI_M9P8 la parte riservata (n. rapporto di ispezione, data e firma), svolge gli adempimenti interni del OdI (tra i quali quelli previsti dall’art. 13 comma 1 e 2 del DM 93/2017) e invia copia del rapporto di ispezione, via e-mail al CT. Se l’esito di valutazione è negativo, il RTOdI o SRTOdI, deve valutare le correzioni o aggiunte e in alcuni casi potrebbe anche attivare automaticamente la riprogrammazione di una nuova VP, senza oneri per il CT.
